Sekretariat - die Visitenkarte der Gemeinde

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created at: 2011-06-29
Last major update at: 2011-07-01
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Deutsch (Original, currently shown)
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Gemeindeaufbau, Kirchliche Berufe & Ämter
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Pfarramtssekretärinnen und Pfarramtssekretäre oder auch Gemeindesekretärinnen sind oft die ersten Ansprechpersonen in einer Kirchengemeinde. Ihre Freundlichkeit, Hilfsbereitschaft, Kompetenz und Vertrauenswürdigkeit hinterlassen einen entscheidenden Eindruck.

Berufsbild

Der Arbeitsplatz Gemeindebüro ist ein öffentlicher Raum und steht im Dienst der Gemeinde. Die Aufgaben gehen über reine Verwaltungs- und Schreibarbeiten hinaus. Das Gemeindebüro ist Anlauf- und Kontaktstelle für Gemeindemitglieder, haupt- und ehrenamtliche Mitarbeiter/innen sowie Menschen aus der Kirchengemeinde mit ihren vielfältigen Anliegen. Für die Tätigkeit im Pfarrbüro gibt es keine eigene Berufsausbildung. Voraussetzung ist meist eine abgeschlossene Berufsausbildung, die der Tätigkeit im Pfarrbüro verwandt ist (z.B. Kauffrau/mann, Verwaltungsangestellte/r).

 

Fachliche und soziale Kompetenz

Neben der fachlichen Kompetenz spielen auch soziale Kompetenzen eine wichtige Rolle. Die Gemeindesekretärin trägt durch ihr Verhalten und ihre Arbeit wesentlich zum Erscheinungsbild der Kirchengemeinde bei. Diskretion und Verschwiegenheit sind dabei selbstverständlich. Für die Arbeit sind Flexibilität, Organisationstalent, Improvisationsvermögen und - wie gesagt - kommunikative Kompetenz und ein situationsbezogenes Einfühlungsvermögen notwendig.

Oft ist gerade bei Kirchenfernen Menschen, die etwa eine Kasualie bei der Gemeinde nachfragen wollen, die Sekretärin die Person des Erstkontakts. Da die Kirchenfernen Menschen aber gerade mit kirchlichen Gepflogenheiten wenig vertraut sind, bedarf es bei der Sekretärin Einfühlungsvermögen und Geduld. Sie ist die Visitenkarte der Gemeinde - und damit der Kirche.

 

Aufgaben

Neben die Unterstützung der haupt- und ehrenamtlich Tätigen tritt die Geschäftsabwicklung im Gemeindebüro:

  • Schriftverkehr für die Kirchengemeinde,
  • Führung des Terminkalenders für das Gemeindeleben und ggf. eines Raumbelegungsplans,
  • Betreuung des Publikumsverkehrs und Telefondienst,
  • Postbearbeitung und Abwicklung des Schriftverkehrs,
  • Ausstellung von pfarramtlichen Bescheinigungen,
  • Annahme von Daten für Amtshandlungen,
  • Führung und Verwaltung der Akten,
  • Registratur laut Aktenplan und Archiv.

Oft ist auch die Führung der Kirchenbücher und die Öffentlichkeitsarbeit eine Aufgabe der Pfarramtssekretärin / des Pfarramtssekretärs. Siegelführung und Unterschriftsberechtigung können in einem vereinbarten Rahmen durch den Kirchenvorstand an sie delegiert werden.

Interessant wäre es, Arbeitstechniken und Software in einem separaten Artikel zu erheben.

 

Zeitmanagement

In vielen Kirchengemeinden sind Pfarramts- oder Gemeindesekretärinnen nur noch mit einer geringen Wochenstundenzahl angestellt. Daher sollte für sie eine Arbeitsplatzbeschreibung erstellt werden. Für die Arbeitsplatzbeschreibung muss aus der Gesamtheit der aufgeführten Tätigkeiten eine Auswahl getroffen, zeitlich kalkuliert und verbindlich festgelegt werden. Dies geschieht mit Blick auf die Erfordernisse der Kirchengemeinde unter Berücksichtigung des Beschäftigungsumfangs. Die Arbeitsplatzbeschreibung sollte immer in Zusammenarbeit mit dem Kirchenvorstand, dem Pastor/ der Pastorin und der Pfarramtssekretärin erfolgen. Eine zentrale Fragestellung ist hierbei, ob Umfang und Organisation der Aufgaben, die die Pfarramtssekretärin erfüllen soll, ihr den Raum lassen, ein freundliches „Fenster" zur Gemeinde zu sein. 

Viele Sekretärinnen arbeiten in Teilzeit und erledigen zum Teil Aufgaben ehrenamtlich. Unterstützende Hilfe bieten z. B. Fortbildungsangebote im Bereich Zeitmanagement.

In einigen Gemeinden ist die Stelle des Sekretariats gekürzt worden. Hier müssen die zahllosen Aufgaben anders aufgefangen werden: Durch das Pfarramt, Ehrenamtliche oder Kirchenkreisämter. Auch dies wäre einen separaten Artikel wert.

 

Fortbildung und Austausch

Der Pfarramtssekretär/ die Pfarramtssekretärin sollte einmal im Jahr die Möglichkeit erhalten, in einer Kirchenvorstandssitzung über die Arbeit zu berichten, was ein jährlich stattfindendes Personalgespräch durch ein Kirchenvorstandsmitglied nicht ersetzen sollte. Denn dem Kirchenvorstand bietet dieser Informationsaustausch die Möglichkeit, die eigene Kirchengemeinde aus einem anderen, sehr gemeindenahem Blickwinkel wahrzunehmen.

Regelmäßiger Austausch mit anderen Pfarramtsekretär/innen (z.T. eigener Konvent) und Teilnahme an Fortbildungsangeboten ist wünschenswert.

 

Fortbildungsangebot der Ev.-Luth. Landeskirche Hannovers:

Fortbildungen für Pfarramtssekretär/innen - Haus kirchlicher Dienste der Ev.-Luth. Landeskirche Hannovers 

 

Arbeitshilfen und Handreichungen

Viele Landeskirchen stellen Arbeitshilfen und Handreichungen bereit; beispielhaft seien zwei zum Download genannt:

Pfarramtssekretäre und Pfarramtssekretärin_pdf

Leitfaden für das Pfarrbüro                                         

 

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